С 1 сентября 2026 года по Федеральному закону № 140-ФЗ все транспортные накладные становятся электронными — бумажный формат больше не применяется. Документы нужно оформлять, подписывать и передавать только через электронные системы.
Это сделали, чтобы перевести логистику в цифру: убрать бумажную путаницу, снизить ошибки и сделать перевозки прозрачными. Теперь все данные фиксируются в системе, их нельзя потерять или «переделать задним числом», а государству проще контролировать рынок и бороться с серыми схемами. При этом бизнес тоже выигрывает: документы оформляются быстрее, не нужно ждать оригиналы, а все участники сразу видят актуальную информацию.
Разберёмся, что представляет собой электронная транспортная накладная, как организовать переход на неё и с какими нюансами можно столкнуться. Ниже — простое объяснение: кто обязан перейти на ЭТрН, в какие сроки и что для этого потребуется.
Что такое ЭТрН и зачем вводится обязательный переход
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог привычной бумажной транспортной накладной. Такой документ оформляется и передаётся через оператора электронного документооборота (ЭДО) и полностью заменяет бумажную форму. Эти изменения затронут до 95% предпринимателей в России.
Изменения закреплены на законодательном уровне: в Устав автомобильного транспорта добавлена отдельная статья об электронных перевозочных документах. Утверждены и форматы таких документов — они позволяют оформлять в электронном виде:
- транспортные накладные (включая железнодорожные),
- заявки на перевозку,
- авиационные грузовые накладные,
- экспедиторские документы.
По сути, ЭТрН выполняет те же функции, что и бумажный документ: подтверждает факт перевозки, служит основанием для учёта расходов, а также для применения налоговых вычетов по НДС.
Когда переход станет обязательным
Использовать электронные перевозочные документы бизнес мог добровольно уже с 2022 года. Однако с 1 сентября 2026 года цифровой формат станет обязательным для всех участников логистической цепочки.
Это требование распространяется на:
- грузоотправителей,
- перевозчиков,
- грузополучателей,
- экспедиторов.
Причём правило действует для всех видов транспорта: автомобильного, железнодорожного и воздушного.
Ключевые требования с 1 сентября 2026 года
После вступления изменений в силу:
- все перевозочные документы должны оформляться в электронном виде;
- обмен будет происходить через операторов, включённых в реестр Минтранса;
- каждая сторона заполняет свою часть документа и подписывает его электронной подписью (УКЭП или УНЭП «ГосКлюч»);
- бумажные документы допустимы только в отдельных случаях, перечень которых установит Минтранс.
Дополнительно:
Экспедиторы обязаны с 1 марта по 30 апреля 2026 года зарегистрироваться в государственном реестре на платформе «ГосЛог». Без этого работать будет нельзя.
Как выстроен процесс работы с ЭТрН
Рассмотрим стандартную схему, когда перевозку выполняет сторонняя транспортная компания.
- Грузоотправитель
Формирует накладную в своей системе или через сервис оператора ЭДО, подписывает её электронной подписью и отправляет. Документ становится доступен другим участникам.
- Оператор ЭДО
Проверяет корректность заполнения. При ошибках документ не проходит контроль. После проверки он передаётся в государственную систему и получает уникальный номер.
- Перевозчик
Подтверждает приём груза и вносит свои данные — через веб-интерфейс или мобильное приложение.
- Грузополучатель
Фиксирует приёмку товара, подписывает документ и при необходимости указывает замечания.
- Перевозчик (завершающий этап)
Подписывает документ со своей стороны, фиксируя факт доставки.
В результате у всех участников формируется единый корректный электронный документ с подписями всех сторон.
Как заполняется электронная накладная
Правила оформления ЭТрН аналогичны бумажным документам. Основные требования закреплены нормативными актами ФНС и Минтранса.
Особенности электронного формата:
- система автоматически проверяет обязательные поля;
- при ошибках документ не отправляется;
- большинство разделов обязательны, кроме отмеченных как «при наличии».
Распределение заполнения зависит от сценария перевозки:
кто заказывает транспорт, кто является плательщиком и участвует ли экспедитор.
Что нужно сделать для перехода
Чтобы перейти на электронные накладные, компаниям потребуется:
- оформить электронные подписи для сотрудников;
- подключиться к оператору ЭДО;
- выбрать формат работы (облачный сервис или интеграция с учётной системой);
- заключить соглашения между всеми участниками перевозки;
- обеспечить подключение к ГИС ЭПД;
- оснастить водителей мобильными устройствами и настроить приложения;
- внести изменения в учётную политику и внутренние процессы.
Плюсы ЭТрН
Преимущества:
- снижение затрат на бумагу, печать и хранение;
- круглосуточный доступ к документам;
- уменьшение ошибок при оформлении;
- упрощение взаимодействия с контролирующими органами;
- прозрачность всех этапов перевозки.
Важные изменения и новости
- С 1 сентября 2025 года для смешанных перевозок вводится единый электронный транспортный документ.
- С 2026 года ужесточаются требования к передаче данных — документы должны отправляться практически в режиме реального времени.
- Экспедиторы обязаны зарегистрироваться в реестре «ГосЛог», иначе деятельность будет запрещена.
- Планируются новые правила обмена электронными экспедиторскими документами.
- Также обновляются требования к режиму труда водителей и другие нормативы.
Итог
Переход на электронные транспортные накладные — это неизбежный этап цифровизации логистики. Несмотря на затраты и необходимость адаптации, он упростит документооборот и сделает процессы прозрачнее.
Главная задача бизнеса сейчас — не откладывать подготовку и заранее настроить все системы, чтобы к 1 сентября 2026 года работать без сбоев и штрафов.
Мы готовы «под ключ» помочь Вам с переходом на ЭТрН уже в ближайшее время, звоните/пишите:
☎️ +7 (8652) 990-001
🌐 Наш сайт
📍 ул. Ленина, 262 / ул. Доваторцев, 30Б
